01 Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest Undernapse Sp. z o.o. — podmiot, który decyduje, jakie dane są zbierane i w jakim celu.
- Administrator
- Undernapse Sp. z o.o.
- Forma prawna
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
- Adres
- ul. Hoża 86 lok. 410, 00-682 Warszawa, Polska
- NIP
- 7011145585
- REGON
- 525353982
- KRS
- 0001037160
- hello@undernapse.com
Wnioski i pytania dotyczące danych osobowych kieruj na adres wskazany w sekcji „Kontakt w sprawach danych osobowych”. Wystarczy krótka wiadomość — nie musisz używać żadnego formularza ani powoływać się na konkretny przepis.
02 Czego dotyczy ten dokument
Polityka obejmuje przetwarzanie danych w związku ze stroną undernapse.com w wersji polskiej i angielskiej: korzystaniem z treści, formularzem kontaktowym, korespondencją e-mailową, rezerwacją rozmowy oraz analityką strony.
Polityka nie obejmuje danych przetwarzanych w ramach projektów realizowanych dla klientów. Jeżeli zawieramy umowę, zasady przetwarzania danych w projekcie określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych, a zakres i cel wynikają z tej umowy.
Nie przetwarzamy danych w sposób, który wymagałby zgody na coś więcej niż analityka. Nie sprzedajemy danych, nie budujemy profili marketingowych i nie udostępniamy danych podmiotom, które chciałyby ich użyć do własnych celów reklamowych.
03 Jakie dane przetwarzamy i na jakiej podstawie
Tabela zbiera wszystkie sytuacje, w których przetwarzamy dane osobowe w związku ze stroną. Przy każdym celu wskazujemy podstawę prawną z art. 6 ust. 1 RODO oraz okres przechowywania.
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza lub e-maila | Imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy (opcjonalnie), informacje o projekcie i terminie, treść wiadomości, data i język zgłoszenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na zapytanie i rozwój oferty) | 24 miesiące od ostatniego kontaktu |
| Rezerwacja rozmowy | Imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin, odpowiedzi z formularza rezerwacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 24 miesiące od ostatniego kontaktu |
| Realizacja umowy i rozliczenia | Dane kontaktowe i firmowe, dane do faktury, korespondencja, zakres i przebieg prac | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki podatkowe i rachunkowe | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiliśmy dokument; dłużej, gdy wymagają tego przepisy |
| Analityka strony (Google Analytics 4) | Pseudonimowe identyfikatory, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzone podstrony, język, zdarzenia (np. wysłanie formularza, przejście do rezerwacji) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda | 14 miesięcy w narzędziu analitycznym; pliki cookie do 2 lat |
| Bezpieczeństwo strony i logi infrastruktury | Adres IP, data i godzina żądania, adres URL, informacje o przeglądarce | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom | do 30 dni, chyba że incydent wymaga dłuższego przechowywania |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Dane niezbędne do wykazania przebiegu współpracy i treści uzgodnień | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
Zakres danych w formularzu wynika z pól, które wypełniasz. Pola obowiązkowe oznaczamy w formularzu; pozostałe możesz pominąć.
Trzy podstawy prawne z tabeli w skrócie: lit. b to działania niezbędne, żeby odpowiedzieć na zapytanie i przygotować umowę; lit. a to zgoda, której udzielasz na analitykę; lit. f to prawnie uzasadniony interes — w naszym przypadku odpowiedź na zapytanie, bezpieczeństwo strony i obrona przed roszczeniami. Przy podstawie f możesz wnieść sprzeciw w każdej chwili (sekcja „Twoje prawa”).
Zgoda jest dobrowolna i możesz ją wycofać w każdej chwili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed wycofaniem.
04 Formularz kontaktowy i korespondencja
W formularzu podajesz imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy, informacje o tym, czego potrzebujesz i kiedy chcesz zacząć, oraz treść wiadomości. Te dane wykorzystujemy wyłącznie po to, żeby odpowiedzieć i ustalić, czy możemy pomóc.
Technicznie zgłoszenie trafia do funkcji działającej w infrastrukturze Cloudflare, która zapisuje je jako plik JSON w prywatnym zasobniku R2. Nasza własna instancja n8n — utrzymywana przez nas, bez dostępu z internetu — odbiera zgłoszenia z tego zasobnika i przekazuje je do skrzynki e-mail. Zgłoszenia rozpoznane jako spam nie są zapisywane.
Korespondencję prowadzimy także e-mailem, na adres podany w sekcji kontaktu. Dane z tej korespondencji przetwarzamy w tych samych celach i przez ten sam okres, co zgłoszenia z formularza.
Nie przesyłaj przez formularz danych szczególnych kategorii, na przykład informacji o zdrowiu. Jeżeli takiej wymiany nie da się uniknąć, napisz najpierw kilka zdań bez tych danych — zaproponujemy wtedy bezpieczniejszy kanał i odpowiednie zabezpieczenia.
05 Rezerwacja rozmowy
Rozmowę możesz zarezerwować przez Calendly. Link otwiera serwis Calendly w nowej karcie i to Calendly zbiera dane, które tam podajesz: imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin i odpowiedzi w formularzu rezerwacji.
Calendly LLC z siedzibą w USA przetwarza te dane w naszym imieniu jako procesor. W zakresie własnych celów — obsługi konta, bezpieczeństwa i rozliczeń — działa jako odrębny administrator i stosuje własną politykę prywatności.
Do nas trafia informacja o rezerwacji oraz dane potrzebne do przeprowadzenia rozmowy. Nie nagrywamy rozmów. Gdybyśmy w przyszłości chcieli je nagrywać, poinformujemy o tym przed rozmową i zapytamy o zgodę.
06 Analityka strony
Korzystamy z Google Analytics 4, żeby wiedzieć, które podstrony są czytane i gdzie warto poprawić treść. GA4 uruchamiamy dopiero po Twojej zgodzie: przed nią nie wczytujemy skryptu Google, nie wysyłamy zdarzeń i nie ustawiamy plików cookie _ga.
Dostawcą GA4 jest Google Ireland Limited. Dane analityczne są pseudonimowe — nie zawierają Twojego imienia, adresu e-mail ani treści wiadomości z formularza. Nie mamy dostępu do Twojego adresu IP w raportach GA4 i nie łączymy danych analitycznych z danymi kontaktowymi.
Nie prowadzimy remarketingu i nie używamy danych analitycznych do personalizowania reklam. Jeśli nie wyraziłaś lub nie wyraziłeś zgody, analityka po prostu nie działa — korzystanie ze strony pozostaje pełne.
Zgodę możesz wycofać w panelu ustawień cookies. Po wycofaniu usuwamy pliki cookie GA4 i wyłączamy analitykę. Nazwy, czasy życia i sposób zmiany decyzji opisuje Polityka cookies.
07 Odbiorcy danych i procesorzy
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Odbiorcami są dostawcy usług, którzy przetwarzają dane wyłącznie w naszym imieniu, w zakresie opisanym poniżej i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
| Podmiot | Rola | Zakres | Położenie i zabezpieczenia |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | procesor | hosting strony i CDN, ochrona przed atakami, przechowywanie zgłoszeń w zasobniku R2 | USA — EU-US Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne |
| Google Ireland Limited | procesor | analityka GA4, wyłącznie po zgodzie | Irlandia; dane mogą trafiać do Google LLC w USA na podstawie DPF i standardowych klauzul umownych |
| Calendly LLC | procesor; odrębny administrator w zakresie obsługi konta | rezerwacja terminów rozmów | USA — standardowe klauzule umowne |
| n8n na naszej infrastrukturze | nie jest odrębnym podmiotem — narzędzie Administratora | odbiór zgłoszeń z zasobnika R2 i przekazanie ich do skrzynki e-mail | infrastruktura Administratora w EOG; brak dostępu z internetu |
W ograniczonym zakresie dane mogą otrzymać nasi doradcy — obsługa księgowa i prawna — oraz organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów. Każdy odbiorca dostaje tylko te dane, które są niezbędne do danego celu.
08 Przekazywanie danych poza EOG
Część naszych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, więc dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Robimy to wyłącznie wtedy, gdy zapewniony jest odpowiedni stopień ochrony danych:
- decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework, decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r.) — gdy dostawca jest certyfikowany w tym ramach;
- standardowe klauzule umowne zatwierdzone decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej 2021/914 wraz z dodatkowymi środkami: szyfrowaniem transmisji, minimalizacją zakresu danych i ograniczeniem dostępu do wskazanych osób.
Jeżeli chcesz otrzymać kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych, napisz na adres z sekcji „Kontakt w sprawach danych osobowych”. Wskażemy wtedy podmiot i podstawę przekazywania.
09 Jak długo przechowujemy dane
Okresy przechowywania są podane przy każdym celu w tabeli w sekcji „Jakie dane przetwarzamy i na jakiej podstawie”. Po ich upływie dane usuwamy lub anonimizujemy w sposób uniemożliwiający identyfikację.
Dane z umów i rozliczeń przechowujemy przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiliśmy dokument, ponieważ wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe. Roszczenia możemy dochodzić do upływu terminów przedawnienia — co do zasady 6 lat (art. 118 Kodeksu cywilnego); jeżeli w tym czasie toczy się postępowanie, dane przechowujemy do jego zakończenia.
Dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych przez czas ich rotacji. Nie używamy ich wtedy do bieżącej pracy, a dostęp do kopii mają wyłącznie osoby odpowiedzialne za utrzymanie infrastruktury.
Twoją decyzję o zgodzie na analitykę pamiętamy 180 dni. Po tym czasie pytamy ponownie. Decyzję możesz zmienić wcześniej — w każdej chwili.
10 Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych
- Możesz dowiedzieć się, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak — otrzymać ich kopię wraz z informacjami o celach, podstawie prawnej, odbiorcach i okresie przechowywania (art. 15 RODO).
- Prawo do sprostowania
- Poprawimy nieprawidłowe dane lub uzupełnimy niekompletne (art. 16 RODO).
- Prawo do usunięcia danych
- Usuniemy dane, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania, gdy wycofasz zgodę albo gdy zgłosisz sprzeciw — chyba że przepisy nakazują nam je zachować (art. 17 RODO).
- Prawo do ograniczenia przetwarzania
- Na czas wyjaśnienia sprawy możemy ograniczyć przetwarzanie do przechowywania danych (art. 18 RODO).
- Prawo do przenoszenia danych
- Dane, które nam podałaś lub podałeś i które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody, wydamy w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO).
- Prawo sprzeciwu
- Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie. Wtedy przestajemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy ważne podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich praw (art. 21 RODO).
- Prawo wycofania zgody
- Zgodę na analitykę możesz wycofać w każdej chwili w panelu ustawień cookies. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania (art. 7 ust. 3 RODO).
Wniosek wyślij na adres z sekcji „Kontakt w sprawach danych osobowych”. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku (art. 12 ust. 3 RODO). Jeżeli sprawa jest złożona, poinformujemy Cię o przedłużeniu terminu i jego przyczynie. Realizacja praw jest bezpłatna; w wyjątkowych przypadkach oczywiście nieuzasadnionego lub nadmiernego wniosku możemy pobrać rozsądną opłatę albo odmówić — zawsze z uzasadnieniem.
Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Skargę możesz złożyć w państwie członkowskim, w którym masz zwykłe miejsce pobytu, miejsce pracy lub w którym doszło do naruszenia. Skarga do UODO nie wyklucza dochodzenia roszczeń przed sądem.
11 Jak chronimy dane
Strona działa wyłącznie przez HTTPS. Zgłoszenia trafiają do prywatnego zasobnika bez publicznego dostępu, a dostęp do skrzynek i danych mają wyłącznie wskazane osoby, z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Uprawnienia przyznajemy na czas pracy przy danym zadaniu i odbieramy po jej zakończeniu.
Stosujemy kopie zapasowe, aktualizujemy zależności i ograniczamy zakres zbieranych danych do tego, co jest potrzebne do odpowiedzi lub wykonania umowy. W razie naruszenia ochrony danych oceniamy ryzyko dla osób, których dane dotyczą, i — jeżeli ryzyko jest wysokie — zgłaszamy naruszenie do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin oraz informujemy osoby, których dane dotyczą (art. 33–34 RODO).
12 Zautomatyzowane decyzje i narzędzia AI
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Nie profilujemy Cię w celach marketingowych.
W codziennej pracy korzystamy z narzędzi AI — do porządkowania notatek, streszczania dokumentów i redagowania tekstów. Każdą odpowiedź i każdą decyzję dotyczącą Twojej sprawy zatwierdza człowiek. Nie trenujemy modeli na danych klientów i nie przekazujemy danych osobowych do zewnętrznych dostawców modeli bez odpowiedniej podstawy prawnej.
13 Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres przetwarzania, dostawcy albo przepisy. Każda wersja ma numer i datę, a poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.
- Wersja 1.0 — obowiązuje od 10 listopada 2026 r. — pierwsza wersja dokumentu.
O istotnych zmianach informujemy na stronie, a jeżeli wymaga tego prawo — także e-mailem do osób, z którymi łączy nas umowa. Zmiana polityki nie zmienia zasad przetwarzania danych już zebranych w ramach zawartej umowy.
14 Kontakt w sprawach danych osobowych
W sprawach dotyczących danych osobowych — wniosków o dostęp, sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie, sprzeciwów, pytań o odbiorców i przekazywanie danych — napisz na adres:
- Kontakt w sprawach danych osobowych
- hello@undernapse.com
Wiadomości kierowane na ten adres oznaczamy jako sprawy danych osobowych i przekazujemy osobie odpowiedzialnej za ich obsługę. Odpowiadamy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
Jeżeli nie wiesz, jak sformułować wniosek, napisz krótko, czego dotyczy sprawa — resztę ustalimy w korespondencji. Nie żądamy opłaty za samo złożenie wniosku ani nie wymagamy konkretnego formularza.
W razie rozbieżności między wersją polską i angielską dokumentu wiążąca jest wersja polska. Zasady dotyczące plików cookie i pamięci lokalnej opisuje Polityka cookies.